REGLEMENT INTERIEUR

Règlement intérieur de l’association ADNS

Etabli par le Conseil d’Administration et adopté par l’assemblée générale du 28 Février 2012
Modifié par le Conseil d’Administration et proposé pour approbation à l’Assemblée Générale du 24 juillet 2013

Modifié par le Conseil d’Administration du 22 mai 2014 et proposé pour approbation à l’Assemblée Générale du 15 juin 2014

Article 1 – Agrément des nouveaux membres.

Tout nouveau membre doit être parrainé et présenté par deux membres de l’association, dont au moins un membre fondateur, préalablement à son agrément.

Il est agréé par le bureau statuant à la majorité de tous ses membres.

Le bureau statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées par courrier au siège de l’association ou par mail au secrétariat.

Elles doivent disposer d’une adresse mail sans laquelle les convocations et informations  ne sont pas garanties.

Les membres fondateurs et actifs sont Mr Franck Peiffer et Mr Michel Pobeda. En cas d’impossibilité (décès, démission, vacances ou autres), le ou les membres fondateurs pourront être remplacés par un membre du Conseil d’Administration.

Conformément à l’article 5 des statuts, le Bureau est souverain et son refus éventuel n’a pas à être motivé.

A compter du 1er septembre 2014, le Bureau délèguera cette mission au Responsable de Zone (Voir définition des zones sur l’AG de juillet 2014).

Le Bureau continuera à valider les adhésions pour les zones ne disposant pas d’un Responsable.

 

Article 2 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre

La démission doit être adressée au bureau par lettre recommandée ou par message électronique en utilisant la même adresse que celle portée sur la demande d’adhésion. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Le non-paiement de la cotisation annuelle entraîne une radiation de fait et équivaut à une démission de l’adhérent.

Comme indiqué à l’article 7 des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves : la non-participation aux activités de l’association, toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des membres présents.

En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.

La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Article 3 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

Les Assemblées Générales sont réunies sur convocations adressées aux membres de l’Association par lettre ou par courrier électronique.

Les convocations sont envoyées quinze jours à l’avance et indiquent l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.

Pour permettre un plus large débat avant les assemblées, l’ordre du jour et les résolutions peuvent être complétés jusqu’à 2 jours avant la date de réunion.

L’Assemblée peut aussi débattre de propositions nouvelles dont le Conseil d’Administration et le Bureau peuvent s’inspirer. Les votes sur les idées à débattre sont donc indicatifs.

Ces propositions peuvent faire l’objet de résolutions pour l’Assemblée Générale suivante.

Vote par courrier électronique

Le Bureau prépare l’ordre du jour définitif deux jours avant la date de l’Assemblée sur un courrier électronique permettant à l’adhérent de voter sans se déplacer.

Pour les besoins du vote par courrier électronique, les messages comportent les réponses « OUI », « NON » ou « ABSTENTION » pour chaque résolution. Toute autre indication est considérée comme un vote BLANC et ne sera pas comptabilisée. Le message retour doit parvenir au plus tard la veille de la réunion de l’assemblée avant 17 H.

L’Assemblée peut décider de reporter la date limite de réception des messages électroniques de quelques jours au cas où les nouvelles résolutions débattues au moment même de l’assemblée seraient trop nombreuses.

Dans l’état actuel du système administratif, il n’est pas prévu d’interventions des membres qui ne sont pas présents physiquement pendant l’Assemblée, ni de système de visio-conférence.

Le vote par courrier électronique ne permet pas de voter pour les candidatures au poste d’administrateur reçues après l’envoi des résolutions (48H avant l’Assemblée), mais avant ou pendant l’Assemblée. Dans ce cas le vote sera validé à la majorité simple des membres présents et des membres dûment représentés qui ont donné procuration. L’élection au Conseil d’Administration sera définitive pour la durée de cinq années comme prévu dans les statuts pour permettre au Conseil de fonctionner.

Votes des membres présents

Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou par 50% des membres présents.

Votes par procuration

Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée et ne souhaite pas voter par message électronique, il peut s’y faire représenter par un mandataire.

La lettre de procuration ou le message électronique de procuration doit être envoyée au Secrétaire Général [email protected] avec copie au bénéficiaire. Elle doit parvenir au Secrétaire la veille de l’Assemblée avant 17H.

Le mandataire doit être lui-même membre votant, à jour de ses cotisations, et présent physiquement lors de la réunion.

Pour tous les échanges par courrier électronique, l’adhérent doit utiliser uniquement l’adresse mail déclarée dans sa demande d’adhésion

Article 4 – Indemnités de remboursement.

Seuls les administrateurs et/ou membres élus du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais réels engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications, dans la mesure où le budget le permet.

 

Article 5 – Commission de travail.

Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.

En septembre 2013, il sera créé un Comité Technique chargé d’élaborer la charte et le cahier des charges pour l’utilisation du logo.

 

Article 6 – Utilisation du ou des logos

Le logo et ses déclinaisons sont indiqués sur le site www.saponification.org .

En acceptant l’adhésion du demandeur, le bureau émet une attestation d’utilisation du logo pour une durée de 5 années, permettant à l’adhérent d’investir sur sa communication et sur ses supports. L’utilisation du logo n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée.  La promotion de la SAF et de son logo est le résultat de l’utilisation du logo par le plus grand nombre d’adhérents.

A compter de septembre 2013, le Bureau déléguera au Comité Technique chargé d’élaborer les chartes et cahier des charges, le soin de vérifier la conformité du demandeur avec les pratiques et l’éthique  de l’association.

Le Comité technique coopte de nouveaux membres parmi les adhérents qu’il propose au Bureau pour validation.

Il peut aussi faire appel à des compétences extérieures avec l’accord du Bureau au cas où ces compétences nécessiteraient une rémunération.

 

Article 7 – Conditions d’utilisation du site www.saponification.org

Le site www.saponification.org comporte ou des conditions d’utilisations qui font partie du Règlement intérieur.

Un certain nombre d’autres liens et de réseaux sociaux viennent compléter les outils mis à la disposition des adhérents et des blogueurs.

La page Facebook de l’association se trouve à l’adresse

https://www.facebook.com/Association.ADNS

Elle est réservée aux membres adhérents à jour de leur cotisation

La page Facebook des Rencontres se trouve à l’adresse

https://www.facebook.com/pages/Rencontres-des-savonniers-%C3%A0-froid-et-des-acteurs-de-la-cosm%C3%A9tique-fait-main/233080490101888

La page Facebook jouant le rôle de forum s’appelle « Le boudoir » et se trouve à l’adresse suivante

https://www.facebook.com/groups/363754787019692/

Elle est réservée aux échanges techniques, commerciaux et règlementaires sur la saponification à froid (SAF).

La page est accessible à tous les blogueurs, amateurs et passionnés, invités et acceptés par un Administrateur de la page.

Comme tout forum, l’instantanéité des échanges demandent une retenue et le plus grand respect entre les participants.

En cas de propos déplacés ou polémiques l’échange sera immédiatement effacé par un des administrateurs de la page.

Le membre fautif peut-être interdit d’accès au boudoir avec ou sans avertissement.

En cas de non-paiement, sa demande est annulée.

Article 8 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil puis présenté pour approbation à la prochaine assemblée générale ordinaire par un vote à la majorité simple.

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